Konfiguration anpassen
In den Einstellungen verwaltest du alle systemweiten Parameter – von Benutzerrechten über Nummernkreise bis hin zur Mail- und Vorlagenkonfiguration. Die Einstellungen gelten für Kundenkartei Web und werden auch von Kundenkartei Go (Mobile) übernommen.
1️⃣ Allgemeine Systemeinstellungen
- Firmenlogo und Stammdaten
- Standard-Sprache, Währung, Zeitzone
- Absenderdaten für den Mailversand
Abbildung: Eigenes Profil & Systemstammdaten
Tipp: Nutze ein hochauflösendes Logo (hell/dunkel), damit Dokumente und E-Mails sauber dargestellt werden.
2️⃣ Benutzerverwaltung & Rechte
- Benutzer:innen anlegen, deaktivieren oder zurücksetzen
- Rollen und Modulzugriffe zuweisen (feingranulare Rechte)
- Übersicht über aktive Benutzer inkl. Login-Historie
🔐 Sicherheit: Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Admins und sensible Rollen. Verwende starke Passwortrichtlinien und prüfe Zugriffe regelmässig.
3️⃣ Buchhaltung & Nummernkreise
- Definition und Pflege von:
- Rechnungsnummern
- Kundennummern
- Journalkreisen
- Datums-, Zeit- und Dezimalformate anpassen
Abbildung: Buchhaltung & Nummernkreise
Best Practice: Nummernkreise jährlich versionieren (z. B. INV-2025-00001), um Auswertungen und Archivierung zu vereinfachen.
4️⃣ Vorlagen & Mailkonfiguration
- Word-Vorlagen für Rechnung, Lieferschein und Angebot verwalten
- Bearbeitung per Microsoft Word oder In-App-Editor
- SMTP-/E-Mail-Versand konfigurieren (Absender, Antwortadresse, Signatur)
Abbildung: Vorlageneditor & Mailversand
Hinweis: Teste den Mailversand mit einer internen Adresse (Spam/DMARC/DKIM prüfen), bevor du produktiv versendest.
5️⃣ Schnellerfassung einrichten
- Tastengruppen anlegen und benennen
- Artikel auf Tasten legen, Farbe und Reihenfolge bestimmen
Abbildung: Einstellungen zur Schnellerfassung
Tipp: Gruppiere nach dem, wonach du im Alltag greifst — nicht danach, wie der Katalog sortiert ist.
6️⃣ Kundengruppen & individuelle Felder
- Verwaltung von Tags, Gruppen und Segmenten
- Konfiguration kundenspezifischer Zusatzfelder (Text, Auswahl, Datum)
Abbildung: Kundengruppenverwaltung
Best Practice: Definiere wenige, aber aussagekräftige Gruppen/Tags (z. B. „VIP“, „Saisonal“), um Suche und Berichte zu optimieren.
7️⃣ Datenimport & Backup
- Importformate für Kundendaten, Bestellungen und Kataloge
- Datensicherungen exportieren / wiederherstellen
- DSGVO-konformer Download persönlicher Nutzerdaten
Empfehlung: Vor Massenimporten immer eine Testdatei mit wenigen Datensätzen verwenden. Nach Import Stichprobe auf Vollständigkeit und Kodierung prüfen.
8️⃣ Systemlog & API
- Systemaktionen einsehen (Audit-Log)
- API-Schlüssel verwalten
- Zugriff auf externe Systeme (z. B. Authentifizierung, Integrationen)
Sicherheit: API-Schlüssel nur mit minimal notwendigen Rechten ausstellen und regelmässig rotieren. Pro Integrationssystem eigene Schlüssel verwenden.
✅ Best Practices
- Rechteprinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ anwenden
- Nummernkreise vor Jahreswechsel prüfen und dokumentieren
- Vorlagen zentral pflegen; Änderungen versionieren und testen
- Mailkonfiguration inkl. Absenderdomain (SPF/DKIM/DMARC) sauber einrichten
- Monatlich Exporte/Backups sichern und stichprobenartig wiederherstellen
❓ Häufige Fragen (FAQ)
E-Mails kommen nicht an – was tun?
- SMTP-Daten prüfen, Testmail senden
- Absenderdomain korrekt eingerichtet (SPF/DKIM/DMARC)?
- Spam-Ordner prüfen; Versandlimit des Providers beachten
Vorlagen zeigen falsche Logos/Platzhalter?
- Vorlage neu generieren/aktualisieren und im Editor prüfen
- Zwischenspeicher leeren und einen Testbeleg erstellen
Benutzer sieht Module nicht?
- Rolle/Rechte überprüfen
- Benutzer ggf. neu anmelden lassen (Session-Refresh)
- Lizenz-/Modulumfang in den Einstellungen prüfen
Nummernkreis doppelt/fehlerhaft?
- Nummernkreis sperren und neuen, bereinigten Kreis anlegen
- Änderungen dokumentieren; keine rückwirkende Neunummerierung produktiver Belege
🔗 Verwandte Themen
- 👥 Kundinnen verwalten
- 📚 Saldenliste & Nummernkreise
- 🧾 Mail- & Rechnungsversand konfigurieren
- 🛒 Schnellerfassung
📝 Änderungsverlauf
| Version | Datum | Änderungen |
|---|---|---|
| 1.2 | 20. August 2025 | Sprache vereinheitlicht, Sicherheit & FAQ ergänzt |
| 1.1 | 27. Juli 2025 | Struktur & Bildverlinkung optimiert |
| 1.0 | Ursprünglich | Erste Version |