Adapter la configuration
Dans les réglages, tu gères tous les paramètres à l'échelle du système – des droits des utilisateurs aux plages de numéros, jusqu'à la configuration des e‑mails et des modèles. Les réglages valent pour Kundenkartei Web et sont également repris par Kundenkartei Go (mobile).
1️⃣ Réglages généraux du système
- Logo de l'entreprise et données de base
- Langue, monnaie et fuseau horaire par défaut
- Données d'expéditeur pour l'envoi des e‑mails
Illustration : profil personnel et données de base du système
Astuce : utilise un logo haute résolution (clair/foncé), afin que les documents et les e‑mails s'affichent proprement.
2️⃣ Gestion des utilisateurs et droits
- Créer, désactiver ou réinitialiser des utilisateurs
- Attribuer des rôles et des accès aux modules (droits fins)
- Aperçu des utilisateurs actifs, historique de connexion compris
🔐 Sécurité : active l'authentification à deux facteurs (2FA) pour les administrateurs et les rôles sensibles. Utilise des règles de mot de passe robustes et contrôle régulièrement les accès.
3️⃣ Comptabilité et plages de numéros
- Définition et entretien de :
- Numéros de facture
- Numéros de cliente
- Plages du journal
- Adapter les formats de date, d'heure et de décimales
Illustration : comptabilité et plages de numéros
Bonne pratique : versionne les plages de numéros chaque année (p. ex. INV-2025-00001), afin de simplifier les analyses et l'archivage.
4️⃣ Modèles et configuration des e‑mails
- Gérer les modèles Word pour la facture, le bulletin de livraison et l'offre
- Édition via Microsoft Word ou l'éditeur intégré
- Configurer l'envoi SMTP/e‑mail (expéditeur, adresse de réponse, signature)
Illustration : éditeur de modèles et envoi d'e‑mails
Remarque : teste l'envoi d'e‑mails avec une adresse interne (vérifier spam/DMARC/DKIM) avant de passer en production.
5️⃣ Mettre en place la Saisie rapide
- Créer et nommer des groupes de touches
- Placer des articles sur les touches, déterminer couleur et ordre
Illustration : réglages de la Saisie rapide
Astuce : groupe selon ce que tu utilises au quotidien — pas selon le classement du catalogue.
6️⃣ Groupes de clientes et champs personnalisés
- Gestion des tags, groupes et segments
- Configuration de champs supplémentaires propres aux clientes (texte, sélection, date)
Illustration : gestion des groupes de clientes
Bonne pratique : définis peu de groupes/tags, mais parlants (p. ex. « VIP », « Saisonnier »), afin d'optimiser la recherche et les rapports.
7️⃣ Import de données et sauvegarde
- Formats d'import pour les données clientes, les commandes et les catalogues
- Exporter/restaurer des sauvegardes
- Téléchargement conforme au RGPD des données personnelles des utilisateurs
Recommandation : avant les imports de masse, utilise toujours un fichier de test comportant peu d'enregistrements. Après l'import, vérifie un échantillon quant à l'exhaustivité et à l'encodage.
8️⃣ Journal système et API
- Consulter les actions du système (journal d'audit)
- Gérer les clés d'API
- Accès à des systèmes externes (p. ex. authentification, intégrations)
Sécurité : n'émets les clés d'API qu'avec les droits strictement nécessaires et fais‑les tourner régulièrement. Utilise une clé distincte par système intégré.
✅ Bonnes pratiques
- Appliquer le principe « autant que nécessaire, aussi peu que possible » pour les droits
- Vérifier et documenter les plages de numéros avant le passage à l'année suivante
- Entretenir les modèles de manière centralisée ; versionner et tester les modifications
- Configurer proprement l'e‑mail, domaine d'expéditeur compris (SPF/DKIM/DMARC)
- Sauvegarder mensuellement les exports/sauvegardes et en restaurer un échantillon
❓ Questions fréquentes (FAQ)
Les e‑mails n'arrivent pas – que faire ?
- Vérifier les données SMTP, envoyer un e‑mail test
- Le domaine d'expéditeur est‑il correctement configuré (SPF/DKIM/DMARC) ?
- Vérifier le dossier spam ; tenir compte de la limite d'envoi du fournisseur
Les modèles affichent de mauvais logos/espaces réservés ?
- Régénérer/actualiser le modèle et le vérifier dans l'éditeur
- Vider la mémoire cache et créer un document test
Un utilisateur ne voit pas les modules ?
- Vérifier le rôle et les droits
- Faire reconnecter l'utilisateur si nécessaire (rafraîchissement de session)
- Vérifier l'étendue de la licence/des modules dans les réglages
Plage de numéros en double/erronée ?
- Bloquer la plage de numéros et en créer une nouvelle, assainie
- Documenter les modifications ; ne pas renuméroter rétroactivement des documents productifs
🔗 Thèmes liés
- 👥 Gérer les clientes
- 📚 Balance des comptes et plages de numéros
- 🧾 Configurer l'envoi des e‑mails et des factures
- 🛒 Saisie rapide
📝 Historique des modifications
| Version | Date | Modifications |
|---|---|---|
| 1.2 | 20 août 2025 | Langue uniformisée, sécurité et FAQ complétées |
| 1.1 | 27 juillet 2025 | Structure et liens d'images optimisés |
| 1.0 | À l'origine | Première version |