Adattare la configurazione
Nelle impostazioni gestisci tutti i parametri validi per l'intero sistema – dai diritti degli utenti agli intervalli di numerazione, fino alla configurazione di e‑mail e modelli. Le impostazioni valgono per Kundenkartei Web e vengono riprese anche da Kundenkartei Go (mobile).
1️⃣ Impostazioni generali di sistema
- Logo aziendale e dati anagrafici
- Lingua, valuta e fuso orario predefiniti
- Dati del mittente per l'invio delle e‑mail
Figura: profilo personale e dati anagrafici del sistema
Suggerimento: usa un logo ad alta risoluzione (chiaro/scuro), così documenti ed e‑mail vengono rappresentati in modo pulito.
2️⃣ Gestione degli utenti e diritti
- Creare, disattivare o reimpostare gli utenti
- Assegnare ruoli e accessi ai moduli (diritti granulari)
- Panoramica degli utenti attivi, cronologia degli accessi compresa
🔐 Sicurezza: attiva l'autenticazione a due fattori (2FA) per gli amministratori e i ruoli sensibili. Usa criteri di password robusti e verifica regolarmente gli accessi.
3️⃣ Contabilità e intervalli di numerazione
- Definizione e gestione di:
- Numeri di fattura
- Numeri di cliente
- Intervalli del giornale
- Adattare i formati di data, ora e decimali
Figura: contabilità e intervalli di numerazione
Buona pratica: versiona gli intervalli di numerazione ogni anno (p. es. INV-2025-00001), per semplificare analisi e archiviazione.
4️⃣ Modelli e configurazione e‑mail
- Gestire i modelli Word per fattura, bolla di consegna e offerta
- Modifica tramite Microsoft Word o l'editor integrato
- Configurare l'invio SMTP/e‑mail (mittente, indirizzo di risposta, firma)
Figura: editor dei modelli e invio delle e‑mail
Nota: prova l'invio delle e‑mail con un indirizzo interno (verificare spam/DMARC/DKIM) prima di passare alla produzione.
5️⃣ Impostare la Registrazione rapida
- Creare e denominare gruppi di tasti
- Mettere articoli sui tasti, stabilire colore e ordine
Figura: impostazioni della Registrazione rapida
Suggerimento: raggruppa secondo ciò che usi ogni giorno — non secondo l’ordinamento del catalogo.
6️⃣ Gruppi di clienti e campi personalizzati
- Gestione di tag, gruppi e segmenti
- Configurazione di campi supplementari specifici per le clienti (testo, selezione, data)
Figura: gestione dei gruppi di clienti
Buona pratica: definisci pochi gruppi/tag, ma significativi (p. es. «VIP», «Stagionale»), per ottimizzare ricerca e report.
7️⃣ Importazione dei dati e backup
- Formati di importazione per dati delle clienti, ordini e cataloghi
- Esportare/ripristinare i backup dei dati
- Download conforme al GDPR dei dati personali degli utenti
Raccomandazione: prima delle importazioni di massa usa sempre un file di prova con pochi record. Dopo l'importazione verifica un campione quanto a completezza e codifica.
8️⃣ Log di sistema e API
- Consultare le azioni di sistema (log di audit)
- Gestire le chiavi API
- Accesso a sistemi esterni (p. es. autenticazione, integrazioni)
Sicurezza: rilascia le chiavi API solo con i diritti minimi necessari e ruotale regolarmente. Usa chiavi distinte per ogni sistema integrato.
✅ Buone pratiche
- Applicare ai diritti il principio «quanto necessario, il meno possibile»
- Verificare e documentare gli intervalli di numerazione prima del cambio d'anno
- Gestire i modelli centralmente; versionare e testare le modifiche
- Configurare in modo pulito l'e‑mail, dominio del mittente compreso (SPF/DKIM/DMARC)
- Salvare mensilmente esportazioni/backup e ripristinarne un campione
❓ Domande frequenti (FAQ)
Le e‑mail non arrivano – cosa faccio?
- Verificare i dati SMTP, inviare un'e‑mail di prova
- Il dominio del mittente è configurato correttamente (SPF/DKIM/DMARC)?
- Verificare la cartella spam; tenere conto del limite d'invio del provider
I modelli mostrano loghi/segnaposto sbagliati?
- Rigenerare/aggiornare il modello e verificarlo nell'editor
- Svuotare la memoria intermedia e creare un documento di prova
Un utente non vede i moduli?
- Verificare ruolo e diritti
- Se necessario far riaccedere l'utente (aggiornamento della sessione)
- Verificare nelle impostazioni la portata della licenza/dei moduli
Intervallo di numerazione doppio/errato?
- Bloccare l'intervallo di numerazione e crearne uno nuovo, ripulito
- Documentare le modifiche; non rinumerare retroattivamente i documenti produttivi
🔗 Argomenti correlati
- 👥 Gestire le clienti
- 📚 Bilancino dei conti e intervalli di numerazione
- 🧾 Configurare l'invio di e‑mail e fatture
- 🛒 Registrazione rapida
📝 Cronologia delle modifiche
| Versione | Data | Modifiche |
|---|---|---|
| 1.2 | 20 agosto 2025 | Lingua uniformata, sicurezza e FAQ integrate |
| 1.1 | 27 luglio 2025 | Struttura e collegamenti alle immagini ottimizzati |
| 1.0 | Originale | Prima versione |