Registrare una cliente
La gestione delle clienti è il modulo centrale per registrare, curare e organizzare clienti, fornitori e i relativi recapiti – sia per le persone private sia per le aziende.
Nota terminologica: il termine «cliente» è usato qui in senso generico e comprende tutti i generi.
1️⃣ Tipi di contatto
La Kundenkartei distingue i seguenti tipi di contatto:
| Tipo | Descrizione |
|---|---|
| Cliente | Riceve prodotti, prestazioni, fatture |
| Fornitore | Fornisce prodotti o prestazioni |
| Persona privata | Persona fisica |
| Azienda | Persona giuridica o organizzazione |
🔄 Una persona o un'azienda può essere cliente e fornitore allo stesso tempo.
2️⃣ Registrare una nuova cliente o azienda
Passaggio 1: partire dalla navigazione superiore
Lì scegli:
- Persona privata
- Azienda
Successivamente sono a disposizione le maschere di inserimento corrispondenti.
3️⃣ Inserire e modificare i dati della cliente
🧾 Dati dell'indirizzo
- Via
- NPA, località
- Paese (p. es. CH, DE, AT, FR)
Suggerimento: usa grafie uniformi (p. es. «CH-8000 Zürich») per garantire ricerca e ordinamento puliti.
☎️ Recapiti
- Appellativo
- Nome e cognome
- E‑mail, cellulare, telefono
Raccomandazione: registra almeno un indirizzo e‑mail o un numero di telefono valido, così i processi successivi (offerte, fatture) funzionano senza intoppi.
📝 Note
- Indicazioni interne, resoconti dei colloqui, particolarità
Le note sono visibili solo internamente e agevolano il follow‑up.
🏷️ Gruppi di clienti e tag
- Raggruppamento, p. es. per regione, segmento, tipo di cliente
I tag consentono filtri flessibili nell'elenco delle clienti e nelle analisi.
⚙️ Ulteriori indicazioni
- Lingua, data di nascita, campi supplementari facoltativi
Imposta la lingua corretta, così i documenti (offerte/fatture) vengono generati con i blocchi di testo adatti.
✅ Esempio di un record completo
🏢 Particolarità per le aziende
📍 Indirizzo dell'azienda
- Ragione sociale, forma giuridica (facoltativa)
- Sede principale/filiale
☎️ Contatti dell'azienda
- Singoli interlocutori con ruolo/funzione
- Più canali di contatto per ogni interlocutore
Suggerimento: crea gli interlocutori come contatti autonomi all'interno dell'azienda, per poterli selezionare in modo mirato in offerte e fatture.
📋 Panoramica delle clienti e vista di dettaglio
Nella panoramica delle clienti vedi tutte le clienti e tutti i fornitori in forma di tabella:
Un clic su una riga apre la vista di dettaglio con tutte le informazioni:
Cercare, filtrare, ordinare
- Ricerca per nome, e‑mail, numero di telefono, località o tag
- Filtro per tipo di contatto (cliente, fornitore), gruppi o tag
- Ordinamento per nome, località, data di creazione
Suggerimento: salva i filtri usati di frequente come segnalibri nel browser.
🧭 Funzioni avanzate
🔄 Cronologia della cliente
- Collegamento con offerte, fatture, pagamenti
- Documentazione automatica delle attività
📱 Uso mobile
- Gestione delle clienti tramite Kundenkartei Go (nel browser mobile del tuo telefono)
- Sincronizzazione automatica con il cloud
❓ Domande frequenti (FAQ)
Perché una cliente compare due volte?
- Causa frequente: doppia registrazione con grafia leggermente diversa (p. es. «Müller GmbH» vs «Mueller GmbH»).
- Rimedio: cercare per e‑mail/telefono, verificare i doppioni nella panoramica e all'occorrenza procedere a un'unione (unire il contatto, non eliminarlo).
Perché le modifiche non si lasciano salvare?
- Verifica se i campi obbligatori (p. es. nome per una persona privata, ragione sociale per un'azienda) sono compilati.
- Assicurati che gli indirizzi e‑mail siano formattati correttamente.
- Aggiorna la pagina se la sessione è scaduta e riprova.
Come trasformo in seguito una persona privata in azienda (o viceversa)?
- Apri il contatto nella vista di dettaglio.
- Adatta il tipo di contatto e completa i campi mancanti (p. es. ragione sociale oppure nome/cognome).
Come trovo le clienti in base a tag o gruppi?
- Usa i filtri per gruppi/tag nella panoramica delle clienti.
- Combina la barra di ricerca (testo libero) con i filtri per risultati precisi.