✉️ Comunicazione e invio dei documenti
Con l'app web Kundenkartei invii in modo efficiente per e‑mail documenti come fatture, offerte o ordini, li esporti in PDF/Word – oppure li metti a disposizione nel portale clienti. Questa pagina ti accompagna nella configurazione, nelle buone pratiche e nella risoluzione dei problemi.
1️⃣ Configurare l'invio delle e‑mail
📤 Impostazioni SMTP
- Registrare un server di posta proprio (SMTP) oppure usare l'invio di sistema
- Definire indirizzo/nome del mittente, indirizzo di risposta e firma
- Facoltativo: profili di invio distinti per singoli moduli/domini
Suggerimento: usa un dominio mittente con voci SPF, DKIM e DMARC configurate correttamente, per aumentare recapitabilità e affidabilità.
🧪 Test e convalida
- Inviare un'e‑mail di prova a un indirizzo interno
- Verificare la cartella spam/posta indesiderata
- Tenere conto dei limiti di invio (rate limit) del tuo provider
🚫 Gestione degli errori e log
- Verificare i messaggi respinti (bounce) nel log di invio
- Leggere i motivi del rifiuto (p. es. «Mailbox full», «Policy rejection»)
- In caso di segnalazioni di blocklist contattare provider/IT
2️⃣ Stampare ed esportare i documenti
🧾 Tipi di documento
- Fatture, offerte, bolle di consegna, ordini, note di credito
📄 Formati di output
- PDF singolo (pronto per la stampa)
- Word (DOCX) – per adattamenti redazionali
- Stampa cumulativa (p. es. tutte le fatture aperte come pila di PDF)
Figura: panoramica dei documenti nel sistema
Nota: per le fatture elettroniche il PDF può contenere un XML integrato (i lettori/ERP compatibili lo riconoscono automaticamente).
3️⃣ Portale clienti (condividere i documenti in sicurezza)
- Condividere i documenti tramite un link del portale invece di inviarli in allegato
- Meccanismi di protezione facoltativi: link a scadenza, PIN/password
- La cliente riceve il link per e‑mail e può scaricare i documenti in sicurezza
Buone pratiche:
- Condividere preferibilmente i documenti riservati tramite il portale
- Verificare lo stato del download nella cronologia della cliente
4️⃣ Modelli e layout
Progetta i tuoi documenti commerciali secondo la tua identità visiva.
🎨 Elementi personalizzabili
- Loghi (chiaro/scuro), colori, caratteri, margini
- Intestazioni/piè di pagina con dati legali e contatto
- Segnaposto multilingue (lingua automatica per ogni cliente)
Figura: struttura modificabile del modello
Suggerimento: versiona i modelli (p. es. «Fattura_v2025-07»), provali con documenti di esempio e rilascia le modifiche solo dopo.
5️⃣ Segnaposto – breve riferimento
- Cliente: nome, indirizzo, e‑mail, lingua
- Documento: numero, data, scadenza, valuta
- Posizioni: numero articolo, denominazione, quantità, prezzo, sconto, aliquota d'imposta
- Totali: netto, imposta, lordo, spese di spedizione/costi aggiuntivi
Nota: presta attenzione alla grafia corretta dei segnaposto. Quelli non riconosciuti restano visibili invariati.
✅ Buone pratiche
- Mantenere coerenti mittente e firma delle e‑mail (identità visiva)
- Usare il PDF come formato di invio standard, Word solo per l'elaborazione interna
- Impiegare la stampa cumulativa per le routine ricorrenti (p. es. solleciti)
- Verificare regolarmente modelli e testi (indicazioni legali, CG, aliquote d'imposta)
- Condividere i documenti riservati tramite il portale clienti
❓ Domande frequenti (FAQ)
Le e‑mail non arrivano – cosa faccio?
- Verificare le credenziali SMTP, inviare un'e‑mail di prova
- SPF/DKIM/DMARC sono impostati correttamente?
- Verificare la cartella spam/posta indesiderata, tenere conto del limite di invio
Perché il logo nel PDF è sfocato?
- Usare una risoluzione più alta (larghezza: ~1000–1500 px)
- Preferire il formato PNG, verificare i margini nel modello
I segnaposto non vengono sostituiti – perché?
- Verificare la grafia (maiuscole/minuscole)
- È stato scelto il modello giusto per il tipo di documento?
- Eseguire una prova con un esempio minimo
Posso inviare documenti sensibili per e‑mail?
- Meglio usare un link del portale con protezione
- Con l'e‑mail: valutare una protezione con password/uno ZIP e comunicare la password separatamente
🔗 Argomenti correlati
📝 Cronologia delle modifiche
| Versione | Data | Modifiche |
|---|---|---|
| 1.2 | 20 agosto 2025 | Portale, riferimento dei segnaposto, buone pratiche e FAQ ampliate |
| 1.1 | 27 luglio 2025 | Struttura, lingua e immagini rielaborate |
| 1.0 | Originale | Prima versione |