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Saisir une écriture ​

Le balance des comptes est le module central pour la saisie, la correction et l'analyse de toutes les écritures financières dans Kundenkartei Web. Il permet aussi bien les saisies manuelles qu'automatisées.

DANGER

Important : le balance des comptes ne satisfait PAS aux exigences légales (CO, Olico). Utilise‑le comme auxiliaire et comme base d'export pour ton logiciel de comptabilité.

🔍 Aperçu et principes ​



💡 Qu'est‑ce que le balance des comptes ? ​

  • Un journal d'écritures complet, avec fonctions de filtre et d'export
  • Un lien avec la commande, la facture et le paiement
  • La présentation du bilan, du compte de résultat, du plan comptable et des balance des comptes

🧭 Navigation et recherche ​

  • Va dans : Comptabilité → Balance des comptes
  • Filtre par période, compte, numéro de pièce, statut ou texte
  • Enregistre les filtres fréquents comme favoris du navigateur

✍️ Saisir une écriture manuelle ​

Voici comment procéder :

  1. Clique sur « Nouvelle écriture ».
  2. Saisis :
    • La date de comptabilisation
    • Le compte au débit et au crédit
    • Le montant
    • Le numéro de pièce et la description
  3. Enregistre l'écriture – elle apparaît directement dans le journal.

Astuce : utilise des descriptions claires (p. ex. « Facture 2025-123 Müller GmbH ») pour une meilleure traçabilité.

🔁 Correction d'erreurs et écriture d'extourne ​

Les écritures erronées ne devraient pas être supprimées, mais extournées :

  • Sélectionne l'écriture erronée.
  • Clique sur « Extourner ».
  • L'écriture est réinscrite au journal avec les signes inversés.

La comptabilité reste ainsi complète et conforme aux exigences de révision.

📊 Reporting et export ​



Analyses disponibles :

  • Grand livre
  • Bilan
  • Compte de résultat
  • Balance des comptes

Formats d'export :

  • CSV ou Excel pour un traitement ultérieur
  • Liste d'écritures filtrée pour des périodes ou des comptes précis

Remarque : les exports contiennent les filtres actuellement actifs. Vérifie la période et les comptes avant l'export.

💶 Réglages ​


  • Gérer le plan comptable (plage de numéros, désignations)
  • Vérifier les taux de TVA et les attribuer
  • Définir les comptes par défaut des écritures automatiques (p. ex. débiteurs, produits, expédition)

Bonne pratique : fixe le plan comptable avant l'exploitation productive et ne l'adapte que de manière versionnée.

🧾 Postes ouverts et paiements ​

  • Affichage des postes ouverts issus des factures
  • Lien avec les paiements entrants et les rappels
  • Rapprochement avec Factures et paiements

Les paiements partiels sont enregistrés comme plusieurs opérations de paiement. Le solde reste ouvert jusqu'à son règlement.

✅ Bonnes pratiques ​

  • Aucune suppression d'écritures productives – utilise l'extourne ou des écritures de correction
  • Utiliser des références de pièces claires (numéro de facture, bulletin de livraison)
  • Routine mensuelle : vérifier la liste des postes ouverts, sauvegarder les exports
  • Avant la clôture d'une période, contrôler les taux de TVA et les comptes par défaut

❓ Questions fréquentes (FAQ) ​

Pourquoi mon bilan/compte de résultat est‑il faux ? ​

  • Vérifie les filtres (période/comptes).
  • Fais attention au signe correct dans les écritures manuelles.
  • Contrôle si toutes les factures ont été comptabilisées.

Puis‑je modifier une écriture ? ​

  • Recommandé : extourner l'écriture erronée et créer une nouvelle écriture correcte.
  • Évite les modifications directes, afin de préserver la traçabilité.

Comment exporter une seule période ? ​

  • Définir le filtre de période dans le journal, puis lancer l'export.

Où trouver les factures impayées ? ​

  • Dans le balance des comptes sous « Postes ouverts » ou directement dans le module Factures et paiements.

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